Cuánto te cuesta de verdad un paciente nuevo (y cómo calcularlo)

¿Cómo se calcula el costo por paciente de tu clínica?

Toma un mes cerrado y haz una sola división:

«Sentado» quiere decir que llegó: estuvo en tu consulta, frente a ti o a tu equipo. Si cobras la evaluación, cuenta a quien la pagó y llegó. No cuentes controles, pacientes que vuelven ni a quien agendó y faltó: no son pacientes nuevos de ese mes.

La misma cuenta se puede armar por etapas, y así se ve en cuál se encarece:

• Costo por contacto = inversión total ÷ contactos nuevos.
• Costo por paciente sentado = costo por contacto ÷ (% que agenda × % que llega).
• Costo por paciente que compra = costo por paciente sentado ÷ % que compra.

Los porcentajes entran como fracción: si agenda la mitad, divides por 0,5. Cada etapa que pierde pacientes multiplica el costo de la siguiente. Por eso dos clínicas que pagan lo mismo por contacto pueden terminar pagando cosas muy distintas por paciente.

Paciente sentado y paciente que compra: por qué medir los dos

El paciente sentado mide la captación: si el anuncio, la respuesta y la agenda funcionan. El paciente que compra mide además tu consulta: si quien llegó inició un tratamiento. Si el primero está bien y el segundo mal, el problema no está en la publicidad: está en la consulta o en la oferta.

¿De dónde sacas cada número: Meta, tu agenda y tu caja?

Necesitas seis números del mismo mes. La pauta y los contactos salen de Meta; el resto de la inversión, de tus facturas; lo demás, de tu agenda y de tu caja. Meta sabe cuánta gente te escribió, no quién agendó, llegó o compró.

Inversión del mes

Qué es: La pauta, más lo que pagas por el servicio, más las herramientas.
De dónde sale: La pauta, en el Administrador de anuncios de Meta: columna «Importe gastado», con el mes completo en el filtro de fechas (suma Google si también lo usas). El resto, en tus facturas del mes.

Contactos nuevos

Qué es: Personas nuevas que te escribieron o dejaron sus datos en el mes.
De dónde sale: En Meta, la columna «Resultados» de tu campaña de mensajes; en tu WhatsApp o CRM, las personas nuevas. Si no coinciden, usa el de tu WhatsApp o CRM: es el único que puedes seguir hasta la consulta.

Costo por contacto

Qué es: Inversión dividida por contactos nuevos.
De dónde sale: Meta muestra el «Costo por resultado», pero solo con la pauta. Hazlo tú con la inversión completa.

% que agenda

Qué es: Evaluaciones agendadas ÷ contactos nuevos, del mismo mes.
De dónde sale: Tu agenda o tu CRM, contando solo a los contactos nuevos.

% que llega

Qué es: Pacientes sentados ÷ evaluaciones agendadas.
De dónde sale: Tu agenda, marcando «llegó» o «no llegó» el mismo día. Reprogramar no es llegar.

% que compra y ticket promedio

Qué es: Pacientes que iniciaron un tratamiento ÷ pacientes sentados, y lo facturado a esos pacientes ÷ cuántos compraron.
De dónde sale: Tu caja o tu ficha clínica.

Un detalle: el contacto que escribe a fin de mes suele sentarse el mes siguiente. Si tu agenda está a más de una semana, sigue a los contactos de cada mes hasta que se sienten, o usa siempre la misma regla para comparar meses.

Errores frecuentes al medirlo

• Dividir solo la pauta y dejar fuera el servicio y las herramientas.
• Usar el costo por resultado de Meta como si fuera el costo por paciente.
• Mezclar pacientes nuevos con controles y pacientes que vuelven.
• Contar como «llegó» al que reprogramó.
• Decidir con una semana de datos. Un mes cerrado, como mínimo.
• No anotar de dónde llegó cada paciente. Sin el origen, no sabes qué canal lo trajo.

¿Por qué el costo por contacto engaña?

Porque mide la entrada, no la salida. Un contacto barato que no agenda, o que agenda y no llega, no es barato: su costo se reparte entre los pacientes que sí llegaron.

Piénsalo con dos campañas. La campaña A tiene un costo por contacto menor, porque su anuncio promete un descuento. La B cuesta más por contacto, porque muestra al especialista explicando el tratamiento y deja claro que la evaluación se paga. Si de los contactos de A agenda y llega una fracción mucho menor que de los de B, cada paciente sentado de A te sale más caro, aunque en Meta A se vea mejor.

La regla: el costo por paciente sentado es el costo por contacto dividido por la fracción que agenda y llega. Si bajas el costo por contacto a la mitad, pero esa fracción cae a menos de la mitad, pagas más por cada paciente.

Además, la publicidad aprende de lo que le marcas como resultado: si le enseñas a conseguir contactos baratos, busca más personas que escriben fácil, no personas que se tratan. Por eso conviene medir, y cuando se puede optimizar, por evaluaciones agendadas o pagadas (es la idea detrás de la fase 2 del método).

Pacientes sentados, no leads: es la vara para medir a cualquiera que te traiga pacientes, incluido tu propio equipo.

Calculadora de costo por paciente sentado

Usa los números de un mes cerrado. Si conoces tu costo por contacto en Meta pero no cuántos contactos tuviste, elige esa opción y la calculadora los saca de tu pauta. La cuenta se hace en tu navegador: no se envía ni se guarda nada.

Si no tienes alguno de los porcentajes, ese es el primer hallazgo: es justo la parte del recorrido que nadie está mirando.

¿Qué incluye el costo de conseguir un paciente? Las 3 partes

El costo real tiene tres partes. Las dos primeras salen en una factura; la tercera no, y por eso casi nadie la cuenta.

1. 1. El servicio

   Lo que pagas a quien te opera la captación: una agencia, un freelance, una operadora o la parte del sueldo de quien lo hace en tu equipo.

2. 2. Tu pauta

   Lo que va directo a Meta, Google u otro canal. Es tu dinero, y la cuenta publicitaria debería estar a tu nombre.

3. 3. Tu tiempo

   Las horas que tú o tu equipo dedican a grabar, responder, confirmar y hacer seguimiento. No sale en ninguna factura, pero sale de tus horas de consulta.

Las herramientas (CRM, agenda en línea, mensajería) van con el servicio o aparte, pero van. Tu tiempo déjalo fuera de la división, para que los meses se puedan comparar, pero anótalo al lado: si el costo por paciente baja porque tú contestas el WhatsApp a las once de la noche, no bajó. Lo estás pagando con tus horas.

¿Cómo cobran quienes captan pacientes, y qué incentiva cada modelo?

Si estás comparando a quién encargarle esto, vas a encontrar tres formas de cobro, a veces combinadas. Ninguna es mala por sí sola: importa qué empuja a hacer a quien te atiende.

1. Fee fijo mensual

   Te da un costo predecible. Incentiva a mantenerte como cliente, no necesariamente a que lleguen pacientes. Pregunta con qué número van a medir su trabajo cada mes.

2. Porcentaje de la pauta

   El cobro crece cuando crece tu inversión en publicidad. Incentiva a subir el presupuesto, aunque el costo por paciente no baje. Pregunta quién decide cuánto invertir y con qué dato.

3. Por resultado

   Todo depende de qué cuente como resultado. Cobro por contacto: los empuja a mandarte cantidad, no calidad. Por cita agendada: se cuelan agendas que no llegan. Por paciente que llega: es lo más alineado con tu costo por paciente sentado, si la definición está por escrito.

Sea cual sea el modelo, pide que te reporten tu costo por paciente sentado, no solo el costo por contacto. Si alguien no puede calcularlo, es porque no está mirando tu agenda.

¿Cuánto cuesta trabajar con SacaMedi?

Depende del tamaño de tu clínica y se define en una llamada con tus números. Aparte del servicio, necesitas poder invertir en tu propia publicidad: si hoy no puedes, este no es tu momento.

¿Qué número tienes que pedir antes de firmar?

Uno solo, y en vivo: el costo por paciente sentado de un cliente actual, sacado de su cuenta publicitaria y de su agenda, con fechas.

Y tres preguntas más, para que ese número signifique algo:

• ¿Qué cuentan como paciente: el que agendó o el que llegó?
• ¿La inversión incluye su servicio y las herramientas, o solo la pauta?
• ¿De qué mes es el número, y cuántos pacientes hay detrás?

Las demás preguntas para elegir a quién le confías tus pacientes están en la guía agencia, hacerlo tú u operadora de pacientes.

¿Cómo bajar tu costo por paciente sin bajar tus precios?

Arreglando la etapa donde más pacientes se pierden, no gastando más en anuncios: más pauta sobre ese recorrido solo trae más conversaciones que se pierden en el mismo lugar. A eso le llamamos la Fuga: los pacientes no faltan, se pierden en el camino (la explicamos en la guía para conseguir pacientes).

1. 1. El anuncio · mueve el % que agenda

   Muestra al especialista explicando el tratamiento, no una promoción. El descuento abarata el contacto y encarece al paciente: atrae a quien compara precios.

2. 2. La primera respuesta · mueve el % que agenda

   Responde en menos de 5 minutos, también de noche y los fines de semana, y termina cada respuesta proponiendo una hora concreta.

3. 3. La agenda · mueve el % que llega

   Cobra la evaluación antes de agendar: quien ya pagó tiene un motivo para llegar. Es lo que llamamos Captación Prepagada.

4. 4. La confirmación · mueve el % que llega

   Confirma 24 horas antes pidiendo respuesta, y a quien no puede ofrécele otra hora en vez de borrarlo.

5. 5. La consulta y el seguimiento · mueve el % que compra

   Quien no decide en la consulta necesita seguimiento: hasta 7 días de mensajes que respondan sus dudas, sin presión.

Mensajes de ejemplo para las etapas que más cuestan

Mide el antes y el después con la calculadora: cambia una etapa por mes y fíjate qué porcentaje se movió. Si quieres ver cómo se opera todo el recorrido, mira el método.

Preguntas frecuentes